Politique de confidentialité

Contexte

Compte tenu que les entreprises doivent avoir et adapter leurs politiques et leurs pratiques en vue de se conformer aux obligations prévues en matière de confidentialité, il est primordial d'établir une politique interne et des procédures pour la protection des renseignements personnels, et ce, conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (LRQ, Chapitre P-39.1).

Cette politique inclut la conformité avec les obligations en matière de gestion des renseignements personnels au moment de leur collecte, de leur utilisation, de leur divulgation, de leur conservation, de leur protection et de leur destruction. Cette politique s'applique à tous les mandataires et préposés de C2 services financiers Inc. Toutes les entreprises fournissant des biens et services au Québec doivent se conformer à cette loi.

Par conséquent, en plus d'avoir un caractère informatif, cette politique a pour objectif de décrire l'équilibre entre le droit d'un client à la protection des renseignements personnels le concernant et le besoin pour C2 services financiers Inc. à recueillir, utiliser, conserver et divulguer ces renseignements personnels à l'intérieur de l'exercice légitime de ses activités commerciales. Par ailleurs, elle s'applique aussi aux renseignements personnels recueillis et détenus par C2 services financiers Inc. sur ses mandataires et préposés.

Définition

Il faut entendre par renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l'identifier, notamment : le nom, l'âge, le numéro d'assurance social, le revenu annuel, l'avoir net, le statut social, les renseignements bancaires, les comptes, les objectifs financiers, la tolérance au risque, les stratégies de placement, les dossiers relatifs à des prêts, les ordres de placement ainsi que toutes décisions judiciaires en matière matrimoniale et successorale dont copie est conservée au dossier du client.

Mise en œuvre de la politique

La mise en œuvre de cette politique a été confiée à Anik Boutet. Non seulement cette personne a la tâche élevée de veiller au respect des différentes lois applicables à la protection des renseignements personnels, mais elle est tenue d'assurer la circulation de l'information ainsi que la formation des membres de l'organisation sur les procédures et pratiques de cette politique.

L'application de cette politique s'inscrit dans un cadre déontologique qui privilégie la prudence dans la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels ainsi que la confidentialité des ordres et des opérations des clients. Finalement, cette personne sera responsable de recevoir les demandes de renseignements et les plaintes concernant cette politique.

Transparence

Une version complète et à jour de la présente politique est mise à la disposition des employés et conseillers sur le SharePoint de C2 services financiers Inc. Au moment de l'embauche ainsi qu'annuellement, chaque employé de C2 services financiers Inc. doit attester avoir pris connaissance de la présente politique. Chaque nouveau représentant reçoit une formation sur la conformité incluant la protection des renseignements personnels. D'autre part, lors d'importantes mises à jour à ladite politique, un communiqué est transmis aux employés et représentants.

Consentement

C2 services financiers Inc. s'engage à recueillir les renseignements personnels d'un client nécessaires à la constitution de son dossier que dans la seule mesure où celui-ci aura donné un consentement manifeste, libre et éclairé. Ce consentement sera exigé lors de la première collecte de renseignements.

Dans des situations particulières, notamment celle du mineur ou du majeur inapte, sous tutelle ou en curatelle, le consentement pourra être donné par le tuteur légal ou les tuteurs légaux, la tutelle ou curatelle. De plus, tout consentement pourra être donné par procuration ou par autorisation de la loi.

Utilisation et communication à des fins déterminées

C2 services financiers Inc. s'engage à utiliser et communiquer les renseignements personnels aux seules fins pour lesquelles ils ont été recueillis. Ses préposés ou mandataires pourront en prendre connaissance, et cela à la condition que ces renseignements soient nécessaires à l'exercice de leurs fonctions ou à l'exécution de leurs mandats.

Par ailleurs, C2 services financiers Inc. pourra transmettre à des tiers les renseignements personnels recueillis pour les fins énoncées ci-dessous, notamment à des organismes de placement collectif, à des ministères et organismes gouvernementaux pour lesquels ils sont tenus par la loi de le faire, aux compagnies d'assurances, à son fournisseur informatique, à des entreprises de messagerie et avec le consentement écrit de la personne concernée, à toute autre personne qui en fait la demande.

Accès aux renseignements personnels

En vertu de l'article 27 de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, toute personne qui en fait la demande et justifiant de son identité pourra se faire confirmer l'existence de son dossier et pourra obtenir communication des renseignements personnels la concernant.

En vertu de l'article 30 de la loi, toute personne qui en fait la demande et justifiant de son identité pourra avoir accès à son dossier ou pourra faire rectifier son dossier. Cette demande devra être faite par écrit par la personne concernée justifiant de son identité. Anik Boutet donnera suite à cette demande dans les 30 jours suivant la date de la requête.

L'accès aux renseignements personnels sera gratuit sous réserve de frais raisonnables pouvant être exigés pour la transcription, reproduction ou transmission. L'accès aux renseignements personnels pourra être refusé dans l'une des situations suivantes :

• Les renseignements personnels contiennent des détails sur d'autres personnes
• La divulgation pourrait nuire à une enquête menée par notre service interne
• La divulgation pourrait avoir un effet sur une procédure judiciaire dans laquelle C2 services financiers Inc. a un intérêt
• L'impossibilité de reproduire les renseignements personnels en raison du support sur lequel ils sont détenus

Tout refus sera motivé et notifié par écrit à la personne concernée.

Communication de renseignements personnels à des tiers

Dans les cas prévus aux articles 18 et suivants de la loi, une entreprise peut, sans le consentement de la personne concernée, communiquer un renseignement qu'elle détient sur elle. Anik Boutet sera la seule personne compétente afin de déterminer si cet article trouve application ou non advenant une telle demande. Cette demande devra être faite par écrit pour être considérée.

« Nul ne peut communiquer à un tiers les renseignements personnels contenus dans un dossier qu'il détient sur autrui ni les utiliser à des fins non pertinentes à l'objet du dossier, à moins que la personne concernée n'y consente ou que la présente loi ne le prévoie. »
— Article 13, Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé

Toute demande de renseignements ou de documents faite par un tiers auprès d'un employé de C2 services financiers Inc. concernant un client doit être obligatoirement transmise par écrit à Anik Boutet, accompagné du formulaire de « consentement à la communication de renseignements personnels à un tiers autorisé ».

Seule Anik Boutet est autorisée à transmettre, dans les conditions énumérées ci-dessus, des renseignements ou documents à des tiers. Toute autre personne qui donnerait ou transmettrait quelques renseignements ou documents à un tiers sera seul responsable de tous les dommages que ce fait pourrait causer.

Mesures de sécurité et conservation des dossiers

C2 services financiers Inc. s'engage à assurer la protection des renseignements personnels détenus par des mesures appropriées notamment contre la perte ou le vol ainsi que contre la consultation, la communication, la copie, l'utilisation ou la modification non autorisée. Les mesures de protection s'appliqueront, quelle que soit la forme de support utilisé : papier, informatique ou autre.

Les mesures de protection utilisées comprennent entre autres : des moyens matériels tels que l'usage d'un système d'alarme, une clé magnétique donnant accès à l'édifice hors des heures de bureau, ainsi que le verrouillage de certains classeurs. L'accès au système informatique est sécurisé à deux niveaux (réseau + bases de données). Seul le personnel autorisé peut avoir accès au réseau informatique.

Durée de conservation

C2 services financiers Inc. conservera les renseignements personnels aussi longtemps que nécessaire pour la réalisation des fins déterminées. La durée minimale de conservation des livres, registres et dossiers clients sera celle prescrite par règlement, soit 5 ans à partir de la fermeture du dossier.

Destruction des renseignements personnels

Toute destruction de dossiers, livres, registres, documents électroniques ou documents physiques contenant des renseignements personnels doit être effectuée en respectant le caractère confidentiel de ces renseignements.

Procédures concernant les plaintes

Dans l'éventualité d'un refus de C2 services financiers Inc. à communiquer à un client un renseignement personnel le concernant ou du non-respect d'un des principes énoncés ci-dessus, le client aura le loisir de formuler ses commentaires, préoccupations ou plainte à l'attention de Anik Boutet.

Cette dernière s'engage à répondre à toutes demandes dans les meilleurs délais et à informer le client des mesures entreprises. Si elle le juge nécessaire, la personne responsable fera une enquête et communiquera le résultat de celle-ci au plaignant.

Manquement à la protection des renseignements personnels

Lorsqu'un représentant ou un employé constate qu'il y a eu manquement ou infraction quant à la sécurité et la protection des renseignements personnels relatifs à un client, il doit immédiatement en informer le responsable de la protection des renseignements personnels, Anik Boutet. Cette dernière devra aviser MICA et l'assureur du manquement.

Par manquement ou infraction, nous entendons, entre autres, toute divulgation involontaire de renseignements personnels à des personnes non autorisées ou la réception par un tiers de renseignements personnels qui ne lui sont pas destinés.

Bris de confidentialité

Dès qu'un employé ou représentant est informé d'un bris de confidentialité réel ou potentiel, il doit contacter immédiatement Anik Boutet. Cette dernière avisera immédiatement le service des affaires juridiques de MICA et l'assureur.

Immédiatement après en avoir été informée, la personne responsable devra déployer tous les efforts nécessaires et raisonnables afin de minimiser les impacts d'un tel bris de confidentialité et devra veiller à rétablir la situation dans les meilleurs délais. La personne responsable devra aviser immédiatement le client concerné du bris de confidentialité le concernant afin que celui-ci prenne les mesures appropriées et requises afin de se protéger adéquatement.

Dès que C2 services financiers Inc. est informé d'un bris de confidentialité réel ou potentiel relativement aux renseignements recueillis lors de la vente de produits ou services d'un assureur, il a l'obligation de rapporter ces manquements à l'assureur concerné et MICA.

Pour nous joindre

C2 services financiers Inc.
7900 boul. Pierre-Bertrand, bureau 244, Québec (QC) G2J 0C5
kpaquet@c2sf.com · (418) 781-6565

Responsable de la protection des renseignements personnels : Anik Boutet
Vous pouvez également porter plainte auprès de la Commission d'accès à l'information du Québec (CAI).